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越境EC

越境ECでの海外配送で同封すべき必要書類を紹介!梱包時にトラブルを事前に防ごう

最終記事更新日: 2021年4月6日  

この記事では越境ECに取り組む前に知るべき同封書類と配送方法の注意点を記載しています。

「越境ECを始めたいけど、どうやって送っていいかわからない」
「海外通販のトラブルを事前に防ぎたい」
「法律違反を起こすことなく海外物販を行いたい」
「税関にもきちんと通るように商品を海外に送りたい」

上記のような悩みをお持ちの方は最後までお読みください!

読者
読者
越境ECでは海外配送が必要になりますね。
書類の作成とか大変そうです。
ECコンサルタント じゅんじ
ECコンサルタント じゅんじ
越境ECで最も大変なのが海外配送の手続きだよ。
経験を重ねないと慣れなくて最初はしんどいね。
実際に越境ECの海外配送の流れを見ていこう!

どうもこんにちは!

ECサイト専門のHP制作会社を経営している「じゅんじ」といいます!
7年以上ECサイトの制作や運営に関わっていて、現在はShopify公認パートナーとしてECサイトのコンサルタントをしています。
年商5億円規模のクライアント様から初めてECサイトを始めるクライアントまで幅広くサポートをしていますので、ECサイトでお困りならばお気軽に相談ください。

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越境ECと国内ECの最大の違いは、越境ECは海外配送が必要になってくることです。
越境ECでは通関手続きが必要になってきますし、配送中に商品が破損したり紛失してしまうこともあります。

治安が良く高度な物流システムが完備されている日本とは違い、越境ECではさまざまなトラブルが発生することを想定することが必要です。

越境ECを始める前に、物流システムの必要書類と基本的な梱包方法を学んでおきましょう。

では、越境ECの海外配送の流れを見ていきましょう!

 

この記事でわかること

・お客様から商品の注文があった場合の確認事項
・海外配送に必要な書類の種類
・海外配送に必要な書類の書き方
・配送中の商品の破損を防ぐための梱包方法

 

 

注文された商品があったらまず確認すべきは海外住所と在庫確認

読者
読者
お客様から商品の注文があった場合、どのようなことに注意が必要ですか?
ECコンサルタント じゅんじ
ECコンサルタント じゅんじ
PayPalを決済方法にしているショップは、配送先の住所とPayPalに登録している住所が一致しているかを確認しよう。
住所が一致していないとPayPalの補償が受けられなくなるからね。

PayPalなら配送中に商品が紛失しても補償が受けられる

越境ECでは、配送中の商品が紛失することがあります。
決済方法にPayPalを導入していると、万一、配送中に荷物が紛失してもECショップは補償が受けられます。
補償が受けられる要件として、「PayPalに登録された住所と配送先の住所が同じ」であることが必要です。

お客様から注文があった場合は、カートシステムとPayPalの両方の管理画面にログインして、配送先の住所とPayPalに登録された住所が同一であるかを確認しましょう。

もし一致していないと慣れば、かなり慎重に送らないといけません。
しっかりとお客様にPayPalと違う住所に送ってもいいのか?を確認することはマスト要件でしょう。

在庫確認をする

注文内容の確認が終われば在庫確認を行い、商品の在庫があれば海外配送に必要な書類の作成に着手します。
在庫がなかった場合は速やかにお詫びのメールを送信し、返金手続きを行います。

在庫切れはショップとお客様の双方にとって機会損失になるので、普段から在庫切れの状態にならないよう在庫管理は徹底させることが必要です。

注文された商品の確認
・PayPalに登録された住所と配送先の住所が同一であるかを確認する
・商品の在庫があれば海外配送に必要な書類を作成する
・商品の在庫がなければお詫びのメールを送信して返金手続きを行う
・在庫切れの状態にならないよう在庫管理は徹底させる

 

読者
読者
在庫がなかった場合、日本との対応の違いはありますか?
ECコンサルタント じゅんじ
ECコンサルタント じゅんじ
日本と比べ、返金の対応が遅いと訴訟問題にも発展する可能性もあります。
海外は日本と比べ訴訟社会ですからね。
気をつけるべきところなのです。

海外配送に必要な書類の作成方法

読者
読者
海外配送に必要な書類にはどのようなものがあるんですか?
ECコンサルタント じゅんじ
ECコンサルタント じゅんじ
「納品書」「送り状」「インボイス」「税関告知書」の4種類の書類の作成が必要だよ。

海外配送をするのに必要な書類とは?

海外配送をするには、「納品書」「送り状」「インボイス」「税関告知書」の4種類の書類の作成が必要です。
いずれの書類もインターネットでダウンロードできるので、役所などに足を運ぶ必要はありません。

では、海外配送をするのに必要な4種類の書類について見ていきましょう!

納品書

納品書は商品を発送する際に同封します。
納品書はカートシステムの管理画面からダウンロードできるので、あとは印刷するだけでOKです。
納品書には次の事項を記載します。

・お客様が購入した商品名と数量
・購入金額
・決済方法
・お客様の氏名と配送先の住所

納品書は日本国内のECでも必ず入れるものですね!

送り状(発送用ラベル)

日本郵便の国際郵便で海外配送をする場合は、「国際郵便マイページサービス」で送り状を作成して印刷することが可能です。国際郵便マイページサービスは「インボイス」「税関告知書」の作成・印刷もでき、海外配送をする際には重宝します。

郵便局「国際郵便マイページサービス」
https://www.post.japanpost.jp/intmypage/whatsmypage.html

送り状は日本語やローマ字ではなく、配送先の国の言語で作成することが必要です。
商品名は「家電製品」などの大まかなカテゴリーではなく、商品の正式名称を正確に記入します。

インボイス

インボイス(Invoice)は通関手続きに必要な書類で、インボイスの作成は越境ECの運営にとって大変重要になってきます。
インボイスは配送先の国によって書類の種類や枚数が異なりますが、郵便局の「国際郵便マイページサービス」で作成できます。

インボイスの主な記載事項には次のようなものがあります。

・差出人の氏名、住所、電話番号
・受取人の氏名、住所、電話番号
・作成年月日と作成地
・荷物の追跡番号
・発送手段(EMSなど)
・内容物の正式な品名、個数、重量、価格
・通貨(JPYやUS$など)
・損害補償を希望する場合は補償金額
・危険物の有無 など

インボイスは正確に記入しないと修正・更正申告が必要になり延滞税が発生します。
インボイスは十分に注意して慎重に作成することが必要です。

日本国内のECサイトには必要ないものですね。
なので、越境ECに取り掛かる際はインボイスについて必ず知っておきましょう。

税関告知書

税関告知書は海外に荷物を発送する人が税関に荷物の内容品を申告するための書類です。
インボイスは税関告知書に書かれている荷物の内容品を詳細に知らせるための書類であり、どちらも通関手続きの際に必要になります。

税関告知書は「CN22」と「CN23」の2種類があり、荷物の内容品が300SDR未満の場合はCN22、300SDRを超える場合はCN23を荷物に同封します。

SDR(特別引出権)とは国際通貨基金(IMF)が定めた世界共通の通貨単位で、1SDRは2021年1月時点で148.8355円です。SDRは毎年変動し、2021年1月時点の300SDRは約44,650円になります。

税関告知書も郵便局の「国際郵便マイページサービス」で作成できますが、関税の仕組みは非常に複雑であり、越境ECをやるうえでの大きな障害になっています。
税関告知書やインボイスの書き方がわからない場合は、専門家に相談されることをおすすめします。

海外配送に必要な書類
・「納品書」「送り状」「インボイス」「税関告知書」の作成が必要
・海外配送の必要書類は郵便局の「国際郵便マイページサービス」で作成できる
・インボイスと税関告知書は通関手続きの際に必要な書類
・関税の仕組みは複雑でインボイスと税関告知書の作成は難しい
・インボイスと税関告知書の書き方がわからない場合は専門家に相談する

 

海外配送する商品の梱包

読者
読者
海外配送に必要な書類も作成できました!
いよいよ発送ですが、商品を梱包する際にはどういったことに注意が必要ですか?
ECコンサルタント じゅんじ
ECコンサルタント じゅんじ
海外は荷物の取り扱いが乱暴なので、商品が破損しないように日本よりも強固に梱包しないといけないよ。

 

日本の郵便局や配送会社は丁寧に荷物を取り扱ってくれますが、海外は荷物の取り扱いが丁寧ではありません。
「取扱注意」「割れ物注意」「上積み禁止」「天地無用」「折曲厳禁」などのケアマークを貼っても、あまり期待しない方が良いでしょう。

商品の破損を防ぐために強固に梱包する

商品の破損を防ぐには、エアークッションで商品を包み、隙間を作らないように発泡緩衝材を詰め込んで頑丈な段ボール箱に入れるようにします。
配送中に段ボール箱の中の商品が動かないようにすることが、強固に梱包するためのコツです。

粘着テープは「布製ガムテープ」がおすすめで、段ボール箱の隅にも布製ガムテープを貼る「H字貼り」をします。
さらに真ん中にも布製ガムテープを貼って、漢字の「王」の字のようにするのが最強の貼り方です。

海外配送する商品の梱包
・海外は荷物の取り扱いが乱暴
・配送中に商品が動かないように発泡緩衝材を詰め込んで頑丈な段ボール箱に入れる
・漢字の「王」の字になるように布製ガムテープを貼る

 

越境ECでの海外配送の必要書類と梱包方法のまとめ

この記事のふりかえり

・注文時はPayPalに登録された住所と配送先の住所が同一であるかを確認する
・海外配送では「納品書」「送り状」「インボイス」「税関告知書」の作成が必要
・関税の仕組みは複雑なので書類の作成が難しい場合は専門家に相談する
・海外は荷物の取り扱いが乱暴
・配送中に商品が動かないように強固に梱包する

 

海外配送に必要な書類は、カートシステムの管理画面や郵便局の「国際郵便マイページサービス」で作成できます。
関税制度の仕組みは非常に複雑なので、書き方がわからない場合は専門家に相談しましょう。

当社は実際に越境ECを運営しており、関税や海外配送などの越境ECのノウハウを熟知しています。越境ECの構築や運営でお悩みであれば、どうぞお気軽にご相談ください。

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